مرجع تصوری سیستم سازماندهی 5S

5-S  معرف پنج کلمه‌ی ژاپنی است که

در مدیریت کارگاه، دفتر، اداره، شرکت و حتی در خانه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

منطق۵-S  این است که سازماندهی، تمیزی، نظافت، استاندارد و انضباط در محل کار، به عنوان مبانی اصلی تولید یک محصول با کیفیت یا ارائه خدمات مرغوب بدون ضایعات یا با حداقل ضایعات، مدنظر قرار
می گیرد.

ساماندهی(Structurise/seiri) چیست؟

سامان‌دهی اشیاء عبارت است از جدا کردن اشیایی که برای کار لازمند و نگهداری تعداد کمی از اشیاء غیر اساسی و کم مصرف برای استفاده در صورت لزوم در یک مکان مناسب و قابل دسترسی.

تمیزی-آراستگی-(Systemise/seiton) چیست؟

تمیزی نوعی مطالعه کارایی است. سئوال این است که با چه سرعتی می‌توانید به اشیایی که نیاز دارید، دسترسی پیدا کنید و با چه سرعتی، آن‌هایی را که نمی‌خواهید، دور بریزید.

چهار مرحله برای رسیدن به تمیزی:

گام اول: وضعیت موجود را تجزیه و تحلیل کنید

گام دوم: مکانی که اشیاء به آن تعلق دارند، مشخص کنید

گام سوم: تصمیم بگیرید که چگونه اشیای غیر اساسی را کنار بگذارید

گام چهارم: از قواعد دور ریختن اشیاء پیروی کنید

نظافت (Sanitise/seiso) چیست؟

“هر کس نظافتچی است”. هرکس از کارمند گرفته تا مدیر، باید در سازمان خود کار نظافت را انجام دهد.

چکیده شعارهای پاکسازی از این قرار است:

–         من چیزی را کثیف نخواهم کرد.

–         چیزی را در راه نخواهم ریخت.

–         چیزی را پخش و پلا نخواهم کرد.

–         چیزها را به محض کثیف شدن، تمیز خواهم کرد.

–         برچسب هایی را که پاک شده است، بلا فاصله خواهم نوشت.

–         چیزهایی را که کنده شده است، بلا فاصله خواهم چسباند.

پاکسازی دقیق و منظم محیط کار –  محل به محل، پرونده به پرونده، میز به میز- موجب تشخیص و شناسایی مسائل در فرایند تولید می‌گردد.

استاندارد سازی(Standardise/seiketsu)  چیست؟

در اینجا تاکید بر مدیریت عینی و استاندارد‌سازی 5-S  است. ابتکار و مدیریت عینی جامع برای حفظ شرایط استاندارد به کار می رود تا به توان همیشه به راحتی و با سرعت عمل کرد. نصب برچسب‌ها بر روی امور گوناگون یکی از روش‌های موثر در مدیریت عینی است.

شفافیت، مجسم کردن شرایط، نقشه‌ی وجود مسائل و مشکلات از ابزار‌های استاندارد‌سازی است.

نظم و انضباط (Self-discipline/shitshke) چیست؟

نظم و انضباط به معنی آموزش قابلیت انجام دادن کارها، به همان طریقی که باید انجام شوند. با آموزش افراد در مورد آنچه لازم است انجام دهند، عادات بد از بین می‌رود و انواع خوب آن شکل می‌گیرد. این فرایند موجب می‌شود که افراد به پیروی از قوانین عادت کنند.

نظم و انضباط ابزار لازم برای گذراندن راحت‌تر زندگی است. خود انضباطی هم بسیار مهم است.

5-S را در همه جا می‌توان اجرا کرد و با بکار‌گیری آن، نتایج زیر را بدست آورد:

·        داشتن محل کار مرتب و تمیز

·        دسترسی آسان به اطلاعات، مواد و لوازم

·        افزایش سرعت انجام کار

·        جلوگیری از ضایعات

·        صرفه‌جویی در وقت، مواد و فضای اداری و انبار

·        هماهنگی و همکاری مطلوب بین کارکنان و واحدها و تقویت کار گروهی

·        ایمنی بیشتر در محیط کار و محل‌‌های نگهداری لوازم و مواد.

·        کارایی و کیفیت بیشتر

هدف  5S:

ایجاد ساختاری است برای بهسازی و آراستگی محیط کار و ایمن سازی آن.

سیستم پنج سین یا  5S است که مخفف پنج واژه ژاپنی است :

سوا کردن ( Seiri): یعنی جدا کردن و دور ریختن اقلام غیر ضروری که فضایی را در محیط کار اشغال می کنند و موجب از بین رفتن کارایی می شوند.

ساماندهی ( Seiton) : یعنی مرتب کردن اقلام مورد نیاز به نحوی که به آسانی بتوان به آنها دسترسی پیدا کرد .

سپیدی و پاکیزگی ( Seiso) : یعنی ایجاد محیط کاری تمیز و پاکیزه که موجب کارایی بیشتر می شود.

سعی در حفظ وضع مطلوب ( Seiketsu) :یعنی جلوگیری از به هم خوردن نظم و نظافت محیط کار با استفاده از روشهای استاندارد سازی.

سازمان یافتگی (Shitsuke): یعنی آموزش شیوه های درست کار به افراد و ایجاد عادت صحیح به جای عادت نادرست در آنها