مدیریت زمان و برنامه ریزی با ساج – سازماندهی شخصی

ایران تج مفتخر است که اولین سیستم جامع برنامه ریزی در ایران را با الگو گیری از برترین پلن های برنامه ریزی جهانی طراحی و بعد از مدتها تست عملی روی افراد مختلف،  اینک نسخه نهایی را بصورت رایگان در اختیار عموم قرار دهد ، امید است با استفاده بهینه از ساج، و رسیدن به موفقیت های بزرگ، این حس را در ما بوجود آورید، که تلاشهای ما برای تدوین مجموعه برنامه ریزی ساج مثمر ثمر بوده است.

برای اینکه ما بتوانیم سیستم ایده آل جدول بندی امور(ساج) را بهتر و کاملتر نماییم و یا ایرادات احتمالی آنرا رفع نماییم و برایگان در اختیار همه قرار دهیم، به کمک شما دوست عزیز(نظرات، پیشنهادات و ایده ها) که از جداول ساج استفاده می نمایید نیاز داریم. می توانید با کلیک در اینجا از طریق فرم سایت با ما تماس بگیرید و یا با ادرس ایمیل info@irantej.comآدرس ایمیل جهت جلوگیری از رباتهای هرزنامه محافظت شده اند، جهت مشاهده آنها شما نیاز به فعال ساختن جاوا اسکریپت دارید تماس بگیرید.

ساج جداول برنامه ریزی ساج  برای چه کسانی مناسب است:
مجموعه جداول برنامه ریزی ساج برای تمام افرادی که می خواهند امور خود، از روزانه گرفته تا بلند مدت را بطور کامل بدون فوت و اتلاف وقت (که یکی از عادات ما ایرانیان است) انجام دهند مناسب می باشد و توصیه می گردد. البته بشرطی که خود این افراد از اهمیت برنامه ریزی آگاهی کافی داشته باشند، در غیر اینصورت هیچگونه توصیه ای برای هیچ شخصی نمی کنیم.

ساج  برای تهیه “سیستم ایده ال جدول بندی امور(ساج)” از پلن های برنامه ریزی زیر استفاده شده است:
1- جدول برنامه ریزی Success Plan که نوعی جدول برنامه ریزی معروف در کشورهای اروپایی است.
2-جدول برنامه ریزی جناب آقای مالکی.
3- + استفاده از آخرین اصول روانشناسی و مطالعه روی انواع پللن های برنامه ریزی و تجاری.
4- + نکته بارز و مهم این جداول اینکه مخصوص ایرانیان و مطالعه روی روشهای برنامه ریزی ایرانیان است و هر ایرانی با برنامه ریزی از طریق این جداول احساس خوشایندی را تجربه خواهد نمود.

مجموعه برنامه ریزی ساج بهمراه سایت ایران تج و سایر سایتهای تابعه شامل قوانین کپی رایت می باشد، بنابراین تمام حقوق و مزایای مربوط به جداول ساج محفوظ و مربوط به ایران تج می باشد.

دانلود در ادامه مطلب …

سیستم ایده آل جدول بندی امور
SAAJ Business & Life Plan / Version 2.0.0 Help

برنامه‌ریزی یکی از مهمترین پایه‌های موفقیت و احساس رضایت در زندگی است.

کلمه ساج مخفف چه کلماتی است؟

کلمه ساج برگرفته شده از سیستم ایده آل جدول بندی امور می‌باشد.

مهمترین اثری که برنامه ریزی امور در زندگی هر فردی می‌تواند داشته باشد این است که یک انسجام برای یک هفته کاری(جدول برنامه ریزی هفتگی)، سال کاری(جدول برنامه ریزی سالانه)، ده سالانه(جدول اهداف بلند مدت) ایجاد می‌کند که در حین اینکه انعطاف پذیری برنامه زیاد است در همان حال انسجام محکمی در کارهای روزانه، هفتگی، سالانه و ده سالانه ایجاد می‌کند.

مجموعه جداول برنامه ریزی ساج هر کدام بتنهایی نیز می‌توانند مورد استفاده قرار گیرند ولی اگر با هم استفاده گردند می‌توانید این انتظار را از خود داشته باشید که تمام امور خود را ایده آل انجام دهید.

مزایای سیستم برنامه‌ریزی ساج:

مزیت اول: تعادل بین زندگی شخصی، کاری یا تحصیلی:

یکی از مهمترین عناصر موفقیت در زندگی آن است که تعادلی بین زندگی خانوادگی و شخص خود و زندگی حرفه ای خودمان ایجاد کنیم، این وضعیت با مهارت در این جدول طراحی شده است. شاید بنظر بیاید که چطور؟ در جدول برنامه ریزی هفتگی(جدول شماره سه) در ستون سمت چپ شما پیکانهایی ملاحظه می فرمایید که در بالای آن نوشته شده است، عنوان‌ها این یکی از همان نکات برجسته ای است که شما در دیگر برنامه‌ها نمی بینید، یعنی شما باید عنوان‌های خود را مثلاً بعنوان یک فرزند، یک همسر، یک نامزد، یک دانشجو، یک کارمند و یا یک مدیرمشخص نمایید. برای مثال بعنوان یک همسر در این هفته سالگرد تولد همسرتان می‌باشد در داخل یکی از پیکانها که یکی از عنوان‌های اجرایی شما در این هفته می باشد کلمه همسر و در ستون مقابل آن ( هدفها) و در داخل جدول مربوطه عبارت‌های “انتخاب کادو” یا “خرید هدیه” را یادداشت می نمایید، به این ترتیب احتمال اینکه درگیر و دار مشغله‌ی حرفه‌ای و یا سایر امور خود چنان گم شوید و از این موضوع که توجه به آن می تواند اثرات بسیار مثبتی در زندگی مشترک شما بگذارد، غافل شوید، جلو گیری می‌کند.

پرسش: چه لزومی دارد که عنوان‌ها را بنویسیم، مستقیماً می‌توانیم کارهایی را که باید انجام شود، مثل همین “خریدن کادو” را بنویسیم؟

پاسخ: شما وقتی عنوان‌ها را یادداشت می‌کنید بهتر می‌توانید آنچه که بعنوان تعادل مطرح شد را رعایت کنید، یعنی تعادل بین نقشهای خانوادگی، خودسازی فردی و نقشهای حرفه‌ای خود ایجاد کنید. در حالت عادی ممکن است شما بطور افراطی یا به زندگی شخصی خود بپردازید و از کار و حرفه خود که حتی می‌تواند “درس خواندن” باشدغافل شوید و یا برعکس آنقدر به کار و حرفه‌تان توجه کنید که از رشد شخصی و زندگی خانوادگی خود غافل شوید.

دوم: نوشتن عنوان‌ها این فایده را هم دارد که شما هنگام برنامه‌ریزی یعنی در ابتدای تعیین مسیر بطور غیر مستقیم بشما گوشزد می‌شود که زندگی شما فقط یک عنوان مثلاً “درس خواندن” نیست، بلکه شما باید همزمان با “درس خواندن” به زندگی خانوادگی، زناشویی، کارمندی، مدیریتی، تفریح‌و‌گردش، بالا بردن روحیه و… که برای هر شخصی برای رسیدن به موفقیت همه جانبه لازم ولی برای هر فردی عنوانها با اولویت متفاوت است.

مزیت دوم: انعطاف پذیری فوق‌العاده:

اکثریت مدلهای برنامه‌ریزی که تابحال در ایران ارائه شده دارای این خصوصیت که کاری بوقع و طبق برنامه انجام شود، ولی در عمل اجرای چنین برنامه‌هایی بسیار سخت و استرس آور است، چون واقعاً خیلی وقتها کنترل از دست انسان خارج می‌شود

مثال: شما برنامه زمانبندی شده دقیق برای مطالعه درس ریاضی خود انجام داده‌اید، یک مرتبه سر و کله یک مهمان ناخوانده پیدا می‌شود و تمام برنامه شما را بهم می‌ریزد. چون زمانبندی دقیق و بدون انعطاف است تمام برنامه‌های فعلی و آینده شما بهم می‌ریزد.

سیستم برنامه‌ریزی ساج بصورت 100% اصل را بر اولویت بنا نهاده، نه یک زمان‌بندی دقیق، بدون انعطاف و یا دارای انعطاف محدود.

پرسش: رعایت اولویت چه مزیتی دارد؟

پاسخ: شما اگر 24 ساعت هم کار کنید باز کار برای انجام دادن وجود دارد، بنابراین این مهم است که لیست کارهای خود را بنویسیم و آنچه اولویت اول را دارد معین کنیم و تا آنرا انجام نداده‌ایم به کار دیگری نپردازیم. بعنوان مثال آقای آلن که یک متخصص برجسته مدیریت زمان است می‌گوید خانمهای خانه‌دار غالباً از اینکه صبح تا شب کار می‌کنند ولی باز هم کارهایشان تمامی ندارد، می‌نالند ولی واقعیت این است که اگر 24 ساعت شبانه‌روزشان را، 36 ساعت هم بکنند، باز هم اینها وقت کم خواهند آورد، راه چاره آن است که اول لیست کارهای  خود را بنویسند و بعد عنوانهایی که اولویت اول را دارد انتخاب کنند و شروع به اجرا نمایند، شب را بسیار راحت و با رضایت استقبال خواند کرد.

سوال: چگونه عناوین را اولویت بندی نماییم؟

جواب: برای آنکه بهتر بتوانیم اولویت را تععین کنیم آنها را از دو بعد بررسی می‌کنیم:

1- اهمیت: اهمیت انجام کار صرفنظر از اضطراری بودن این کار چقدر است.

کارهایمان را لیست می‌کنیم و می‌بینیم چقدر اهمیت دارند و در مقایسه از 1 تا 10 امتیاز می‌دهیم و از طرفی فوریت آنها را نیز بهمین ترتیب تعیین می‌کنیم، مثلاً اگر امروز آخرین مهلت پرداختن قبض برق است در آن صورت فوریت آن بالاترین امتیاز را می‌گیرد، مثلاً 9 یا 10 در حالیکه از نظر اهمیت شاید درجه آن 3 یا 4 باشد ولی در کل امتیاز آن می شود 14 که بیانگر اولویت بالای آن می‌باشد و حتماً باید در اولیویت‌های اول قرار گیرد.

سوال: نقش سیستم برنامه‌ریزی ساج در این رابطه چیست؟

پاسخ: با این جدول عملاً شما در یک مسیر جالبی می‌افتید یعنی علاوه بر اینکه اولویت کارها را در سطحی فراتر از یک روز تنظیم می کنید یعنی اولویت‌ها را بصورت هفتگی، سالانه و ده سالانه تعیین می‌کنید و آن را در منتهاالیه سمت راست جدول می‌نویسید، در همان حال برای هر روز اولویت‌های همان روز را جداگانه و با توجه به مقتضیات اتفاقات و اولویت‌های همان روز تنظیم می‌کنید. این شناورترین و با انعطاف‌ترین روشی است که تابحال در سیستم‌های پیشرفته برنامه‌ریزی دیده شده است.

مزیت سوم: ارزیابی اموری که انجام شده است

“ارزیابی” یک مزیت اساسی به شمار می‌رود که برای موفقیت یک برنامه خیلی مهم است. ارزیابی یعنی اینکه در کجای اجرای برنامه‌ای که خود طراحی کرده‌ایم، هستیم و چقدر پیشرفت کرده‌ایم؟ این ارزیابی ما را از غافلگیری در امان نگه می‌دارد چون واقعاً ما خیلی از وقتها می‌شود که می‌خواهیم کاری انجام دهیم و یک مرتبه متوجه می‌شویم که به پایان ماه و بعضی وقتها سال نزدیک شده ایم و هیچ کاری برای آن انجام نداده‌ایم، در اول ماه یا سال بعد با خود عهد می‌کنیم حتماً آن را انجام دهیم و در کمال تعجب باز در اول سال نو باز در حال عهد بستن با خودمان هستیم و این چرخه کماکان می‌چرخد. ولی وقتی شما هر روز در آخر شب مجبور می‌شوید اعمال خود را ارزیابی کنید طبیعتاً از هر نوع غافل شدن و اهمال کاری در اولین فرصت که حداکثر یک روز است، باخبر می شوید و به خودتان می‌آیید و در مسیر برنامه‌ریزی که کرده‌اید قرار می‌گیرید.

سوال: این ارزیابی را چگونه باید انجام داد؟

پاسخ: خیلی ساده است. به کارهایمان که در طول یک روز مثلاً شنبه انجام خواهیم داد بصورت درصد(%) امتیاز می‌دهیم بطوریکه مجموع امتیازهایی که به عناوین کارها دادیم باید 100 شود و این می تواند یک کار مهم در طول یک روز و با امتیاز 100 باشد و یا چندین کار کوچک با امتیازهای متفاوت که باز هم مجموع آنها باید 100 باشد. مثلاً برای مطالعه درس ریاضی که خیلی برایمان مهم است، 40 امتیاز در نظر می‌گیریم ، برای تلفن زدن به یک آشنا 5 امتیاز ، برای خرید کتاب 20 امتیاز، خرید عسل از سایت عسل سبلان 20 امتیاز و… که مجموع عناوین روزانه به 100 برسد. حالا در پایان شب به سراغ برنامه می‌رویم و صادقانه، بسته به درصد کارهای انجام شده امتیازها را جمع می‌زنیم هر چه عدد بدست آمده به 100 نزدیک‌تر باشد یعنی بیشتر در مسیر رسیدن به اهداف برنامه تلاش نمودیم. مثلاً اگر مطالعه ریاضی که به آن امتیاز 40 دادیم را کامل انجام دادیم در هنگام جمع زدن 40 را کامل حساب می‌نماییم.

2- فوریت: انجام این کار صرفنظر از اهمیت کار چقدر ضروری است. 1. 2. 3. 4.

استفاده از حروف A، B، C، D در اولویت بندی عناوین روزانه

کارهای با اولویت A: (از خصوصیات افراد موفق)
این افراد همیشه بطرف کارهای “مهم-غیراضطراری” حرکت می‌کنند که ما آن را به اختصار A می‌نامیم، مثلاً وقتی شما یک کتاب خوب برای رشد شخصی خود می‌خوانید، برای سلامتی خود ورزش می‌کنید و یا همین سیستم برنامه‌ریزی را مطالعه می‌کنید، در وضعیت اضطراری نیستید ولی کار مهمی را در حال انجام هستید.نکته: در ارزیابی کارها سعی می نماییم بیشترین امتیاز را به کارهای با اولویت A بدهیم.

کارهای با اولویت B:
(از خصوصیات آدمهای همیشه مشغول و نیمه موفق)
مثل دانش‌آموز شب امتحانی، و یا شاید بتوان گفت که اکثر ایرانیان جزو این دسته هستند که می گذارند کارها از وضعیت A  که مهم ولی غیراضطراری هستند به وضعیت B  که اضطراری و فوری هستند تبدیل شده و در آخرین لحظه کار را انجام دهند.

کارهای با اولویت C:
اعمالی هستند که “غیر مهم-اضطراری” هستند مثل جواب دادن به زنگ تلفن و یا پرداخت قبض تلفن، برق و در کل کارهایی که چندان مفید نیستند ولی اگر از آنها غافل شویم اثرات مخربی بر جای خواهد گذاشت.

کارهای با اولویت D: (از خصوصیات افراد ناموفق)
امان از دست کارهای رده D کارهایی مثل گپ زدن، تلویزیون تماشا کردن، روزنامه ورزشی خواندن که در اکثر موارد فقط برای سرگرم شدن و بمعنی اصلی وقت‌ تلف کردن می‌باشد. به عبارتی کارهای “غیرمهم-غیراضطراری” را D می‌نامیم.

قسمت تعهدات و قرار ملاقات ها به چه دردی می‌خورد؟

این قسمت برای آن دسته از برنامه‌هایی کاربرد دارد که باید در روز خاص و در ساعت خاص باید انجام شود و برنامه های قبل و بعد از آن هیچ تاثیری در این کار ندارد. مثلاً روز دوشنبه ساعت 10 صبح با دوستمان قرار ملاقات داریم. حالا ما هر کاری که داشته باشیم باید سر ساعت 10 در محل قرار باشیم برای همین در سمت را ست قسمت “تعهدات و قرارملاقات‌ها” ساعت(از 7 صبح تا 21 شب) نوشته شده است بنابراین شما هر نوع تعهد و قول وقراری که دارید می‌توانید با توجه به روز و ساعت در این بخش وارد و همیشه خوش قول و وقت شناسی باشید.

بخش اره را تیز می‌کنم چیست و به چه دردی می‌خورد؟

اره را تیز می کنم مثال دو چوب بری است که به جنگل رفته‌اند و باید تا شب هر کدام 10 درخت را قطع می‌کردند اره یکی از اینها خیلی کند بود بنابراین خیلی بیشتر از دوستش زحمت می‌کشید و مسلماً خیلی کمتر از آن هم نتیجه می‌گرفت، دوستش به وی گفت که اره تو خیلی کند است کمی کار نکن و بشین اره‌ات را تیز کن ولی وی قبول نمی‌کرد، چرا؟ چون وقت نداشت و بنظر خودش نباید وقتش را تلف می‌کرد.

اگر اره شما کند باشد احتمالاً بجای 10 درخت 5 درخت خواهید برید، از طرف دیگر احتمالاً مجبورید تلاش و زحمت بیشتری را نیز متحمل شوید با این حال علی‌الرغم تلاش زیاد نتیجه کمتری می‌گیرید، چون اره شما کند است. همین وضعیت در مورد زندگی روزمره ما اتفاق می افتد. مثلاً وقتی که سرحال نیستیم می‌خواهیم بیشتر درس بخوانیم(یعنی اره ما کند است) غافل از اینکه نتیجه‌ای که می‌گیریم بسیار کمتر از زمانی است که اگر همین مطالب را هنگام سر حال بودن می‌خواندیم. پس اگر ما کاری کنیم که سرحال بیاییم و بعد شروع به مطالعه نماییم یعنی اره‌مان را تیز کرده‌ایم. اکثر اوقات ما به بهانه اینکه وقت نداریم اره مان را تیز نمی‌کنیم و برای همین اکثر اوقات از کارهایمان نتیجه‌ای هم نمی‌گیریم مثلاً تصمیم می‌گیریم این کتاب را تا فردا شب تمام کنیم برای همین تمام وقت این کتاب را مطالعه می‌کنیم ولی چه فایده؟

مثال از اره را تیز می‌کنم: ورزش 20 دقیقه‌ای، خواب نیم ساعته، مطالعه یک روزه قبل از انجام پروژه یک ماهه، خوردن یک چای تازه همراه با بیسکویت در میانه مطالعه و… که بازدهی شما را چندین برابر می کند.

تهیه و تدوین  این راهنما و مجموعه جداول برنامه ریزی ساج: مهدی عباسی
منبع: www.irantej.com/saajplan.htm
Saaj Business & Life Plan  Design by Mehdi Abasi  Last version Create in Oct 2006
Copyright © www.irantej.com™ / Mehdi Abasi  – all rights reserved

منبع : www.irantej.com